Amsterdam UMC: het beste van twee werelden

Waar twee organisaties fuseren, komen twee culturen samen. En waar culturen samenkomen, draait het in de kern om de mens. Dat ervoer ook Raadgever Niels Woudboer bij zijn opdracht bij de ICT-afdelingen van het Amsterdamse VUmc en AMC. Hoe technisch het harmoniseren van één ICT-systeem ook is, zonder aandacht voor de behoeften van het individu kom je nooit tot optimaal ingerichte processen.

Eenduidige processen

Het VUmc en AMC worden samen het Amsterdam UMC. De ‘nieuwe’ organisatie gaat werken met één ondersteunend systeem voor het ICT-beheer, wat betekent dat er voor ICT-medewerkers veel gaat veranderen. Om processen op eenduidige wijze te harmoniseren en de ICT-afdelingen van de twee organisaties goed te doen samensmelten, doorliep Niels Woudboer, samen met het projectteam, het afgelopen halfjaar een intensief voorbereidingstraject.

Dubbele transitie

“De medewerkers van beide afdelingen moesten niet alleen kennismaken met nieuwe processen, maar net zo goed met een hele groep nieuwe collega’s”, vertelt Niels. “Het was aan de projectmanager en mij om hen samen te brengen, dialogen te faciliteren en een podium te creëren voor alle meningen, inzichten en behoeften. Dat hebben we gedaan met behulp van verschillende interactieve workshops. Tijdens die workshops werd ons al heel snel iets duidelijk: de klant staat voor ieder individu altijd centraal. Mooi om te merken was dat! ICT is er voor het ziekenhuis; om processen vlekkeloos te laten verlopen en te zorgen voor optimale ICT-ondersteuning voor patiënten en zorgprofessionals. Dat is de kern.

Neuzen dezelfde kant op

Door vanuit die kern samen te werken, vonden we over de as van de inhoud algauw veel gemeenschappelijke delers. Van daaruit hebben we gezamenlijk nieuwe processen ingericht. We legden onder andere vast hoe te handelen in geval van een incident, we onderzochten hoe we voor het facturatieproces het beste van twee werelden konden samenvoegen en bespraken procedures voor het doorvoeren van wijzigingen in de IT-infrastructuur. Nu, een half jaar later, kunnen we met trots spreken van een blauwdruk voor de ICT-processen binnen de nieuwe organisatie.”

Harmonie

Door punten van aandacht situationeel op te lossen en op een zo interactief mogelijke manier te werken, lag de focus vooral op de behoeften vanaf de werkvloer, meent Niels. “Het was mijn taak om het theoretische kader te schetsen, als klankbord te fungeren en uiteindelijk eenduidigheid te creëren en besluitvorming te faciliteren. Natuurlijk leverde dat regelmatig discussies op, maar die gingen voornamelijk over de inhoud.

Open dialoog

Dankzij deze ‘open’ aanpak en de focus op de mens, merkte ik dat het team zich automatisch uitgenodigd voelden om vrijuit te spreken. Er was humor, er was harmonie, er waren constructieve gesprekken; alle ingrediënten voor een succesvol project waren aanwezig. Dát is volgens Corion de juiste aanpak. We werken niet alleen blauw en technisch; het heeft geen zin om medewerkers iets op te leggen, over te laten schrijven en hen het vervolgens in de praktijk zelf maar te laten uitzoeken. Medewerkers moeten de ruimte krijgen om een nieuwe situatie naar eigen inzicht in te vullen. Daar zijn we bij het Amsterdam UMC in geslaagd!”

– Niels Woudboer